Nielen reklama, ale aj osobné stretnutia sú pre úspech firmy a jej dobré vzťahy s okolím dôležité. Ako si však naplánovať a do úspešného konca takúto udalosť aj dotiahnuť?
V našom stručnom sprievodcovi vám predstavíme päť tipov ako zorganizovať perfektný kongres v Piešťanoch.
Zárukou úspešného kongresu je dôkladná príprava
V podstate by sa to dalo nazvať pravidlom akejkoľvek našej snahy. Aj úspech každej konferencie stojí a padá na dôkladnej a včasnej príprave. Na vašom konferenčnom kontrolnom zozname by ste mali včas dokončiť aspoň nasledujúce body:
- aká bude téma konferencie,
- hostia konferencie a rečníci,
- umiestnenie;
- podporný program,
- gastronómia a ubytovanie;
- pozvánky a informačný materiál.
Aby ste sa nezamotali, postupujte v uvedenom poradí. Najprv si čo najpresnejšie definujte tému vašej konferencie. Berte do úvahy záujmy svojich hostí a zameranie rečníkov. Čo sa k sebe hodí? Mal by sa určitý aspekt preskúmať podrobnejšie alebo by ste chceli poskytnúť široký prehľad o téme?
Ako by mala konferencia detailne prebiehať, ako si predstavujete vzťah medzi prednáškami a diskusiami, pracovnými skupinami či podskupinami? Kde sa dajú zabudovať prestávky a akým podporným programom sa dá konferencia uvoľniť?
Zabráňte tomu, aby ste svojich účastníkov zahltili nabitým rozvrhom. Zvážte rôzne pracovné fázy a postupy a plánujte si kratšie a dlhšie prestávky. Je tiež možné nadviazať kontakty a viesť intenzívne rozhovory v čase obeda alebo na prechádzke.
Vyberte si správne miesto
Požiadavky, ktoré musí miesto vašej konferencie do detailov spĺňať, vyplývajú z plánovaného postupu, napríklad zo sprievodného programu. Ak organizujete konferenciu prvýkrát a nemáte ešte konkrétnu predstavu, ako by mala prebiehať, nechajte sa inšpirovať profesionálnymi poskytovateľmi, medzi ktorých určite patrí aj moderný Hotel Park v Piešťanoch.
Postarajte sa o blaho hostí
Aby sa hostia konferencie cítili od prvého momentu príjemne, mali by byť srdečne vítaní a mať možnosť zoznámiť sa s miestom konania. Pri jednodňovom podujatí je výhodou, ak je k dispozícii aspoň nejaké nealko; pred akciou trvajúcou niekoľko dní dajte svojim hosťom možnosť najskôr sa nasťahovať do svojich izieb, aby mohli začať konferenciu alebo kongres spoločne bez toho, aby sa museli báť o kufre, ktoré sú ešte v aute. Prípadne si môžete získať pozornosť originálnym darčekom pre obchodných partnerov.
Pripravte si všetky dôležité informácie
Či už pripravujete konferenciu sami, pracujete v tíme alebo organizujete kongres v Piešťanoch, dostupnosť dôležitých informácií vám pomôže zaujať pozornosť. Každému kontrolnému zoznamu dajte zmysluplný názov, napríklad kontrolný zoznam udalostí, kontrolný zoznam schôdzí alebo kontrolný zoznam plánovania udalostí.
Poistite sa dobrým tímom
Už ste sa rozhodli, koho chcete pozvať ako rečníka alebo moderátora akcie? Nezabudnite však koordinovať detaily pri organizovaní alebo plánovaní. To zahŕňa rozsah, v akom budú rečníci zapojení do ďalšieho plánovania a aké úlohy prevezmú počas konferencie.
Pozvaní hostia a účastníci sú dôležitou súčasťou vášho konferenčného tímu. Prispôsobte preto požadovaný priebeh konferencie a ciele, ktoré sledujete, k ľuďom a tiež k počtu účastníkov. Nezabudnite, že na konferenciách s veľmi veľkým počtom účastníkov sa témam zvyčajne môže venovať len mierna hĺbka.
